Hoe je niet gek wordt als je altijd stand-by moet staan  

HR artikel: concentratieproblemen op de (flex-) werkplek

Concentratieproblemen maken je moe en onzeker. Weet je nog hoe het was om met één ding bezig te zijn? Om concentratie af te wisselen met mijmeren, dagdromen of even niets doen. En dan opeens heb je die ongelofelijk sublieme oplossing te pakken. Je doorziet ineens de samenhang tussen belangrijke aspecten. Verbanden. Logica. Visie. Je zit in de flow! Daar heeft je hoofd iets voor nodig: rust.

Helaas, tegenwoordig wordt het op de werkvloer nooit meer rustig.

Door de talloze onderbrekingen op (flex-) werkplek kunnen de meeste werknemers complexe taken niet meer goed uitvoeren op jawel… de werkplek.

Herken je dit? Doordat je altijd stand-by staat, online bent, beschikbaar bent, voel je je versnipperd, kom je nergens aan toe en neem je werk liever mee naar huis. Want de avonduurtjes of in het weekeind kun je je in ieder geval concentreren. Je offert alleen je broodnodige ontspanning op. Dit zorgt voor meer stress en een hogere werkdrukbeleving, wat op den duur weer kan leiden tot een burn-out.

Je weet dat je sneller en beter werkt als je je aandacht richt op één opdracht. Als je de tijd krijgt om langer dan tien minuten op één ding te concentreren, focus je je aandacht en ervaar je rust in je hoofd en in je lijf. Het voelt prettig, omdat je in een soort ‘flow’ terechtkomt. In die flow lijkt de tijd trager te gaan en kun je je creativiteit optimaal benutten.

Maar als je elke tien minuten onderbroken wordt, zul je dus nooit in deze flow terechtkomen. In plaats daarvan verspil je tijd aan het continu schakelen tussen opdrachten, gedachtes en informatie.

Als je altijd maar beschikbaar bent, kom je nooit aan je echte werk toe.

Wil je concentratieproblemen aanpakken? Écht uitgerust, fit en succesvol functioneren? Schakel dan tijdens de werkdag regelmatig alles uit. Je e-mail alarm, je pop-up-envelopje van nieuwe e-mail, je mobiel. Laat je collega’s weten dat je een uur niet gestoord wil worden. Ga naar een concentratie-werkplek, of spreek met je collega’s af dat je elkaar op bepaalde tijden niet stoort.

Nee, niet omdat je in vergadering zit of bij de klant bent. Maar gewoon omdat je je werk wilt doen! Lekker ouderwets toch? Hela, ben ik dan wel bereikbaar? Ja zeker wel!

Je blijft wel bereikbaar, maar… je bent niet beschikbaar.

Ik leg het uit. Steeds vaker kampen medewerkers met concentratieproblemen. Daarom zijn er allerlei afspraken gemaakt over hoe en waar je met elkaar communiceert.

Bijvoorbeeld over de plek waar je elkaar wel of juist niet onderbreekt (denk aan speciale flex-zones, concentratieplekken, de meet & greet ruimte), en welke vorm wenselijk is (in persoon, per e-mail, telefoon, schreeuwen door de kantoortuin). Deze afspraken kunnen houvast bieden. Maar als je problemen hebt met concentreren gaan deze afspraken je niet verder helpen.

Niets zal je helpen om beter te concentreren als je altijd maar stand-by moet staan.

Wij stellen voor om het om te draaien. Wanneer sta je niet paraat? Wanneer ben je niet beschikbaar, en kun je je volledig op je project of ingewikkelde taak richten? “Dat kan niet, wij moeten altijd bereikbaar blijven!”, hoor ik vaak. Maar je luncht toch ook? En je zit toch ook wel eens in een vergadering, in een training of bij een klant? Het blijkt dus toch mogelijk en sociaal geaccepteerd. Verwarring!

Vandaar dat je eerst onderscheid moeten maken tussen beschikbaar zijn en bereikbaar blijven.

Beschikbaar zijn houdt in dat je direct fysiek, verbaal of per mail beschikbaar bent om direct het probleem op te lossen, te antwoorden, de krant te halen, vriendelijk te knikken, de deur open te houden, het gat te dichten, wat dan ook.

Als je beschikbaar bent sta je ‘aan’ of op stand-by: gereed en paraat om de actie uit te voeren in de altijd dynamische kantoorjungle. Je blust het éne brandje na het andere, rent van hot naar her, slaat je koffie achterover en ondertussen neem je ook nog de telefoon op.

Bereikbaar blijven is slimmer. Bereikbaar blijven houdt in dat de klant of collega een verzoek of informatie netjes bij je kan achterlaten. Op je bureau, in je In-box of op je voicemail, zodat jij ermee aan de slag kan gaan op het meest geschikte moment. Dat kun je heel goed zelf bepalen, want je bent niet aangenomen om elke dag koffie te drinken en e-mails te sturen, maar om je creativiteit en kennis in te zetten.

Dus of je nu wel of niet aanwezig bent, het verzoek bereikt je via memo, voicemail of per e-mail.

Ik weet het, het klinkt logisch maar griezelig ongewoon. Waarschijnlijk bevind je je midden in een ‘ad hoc & e-mail werkcultuur’ en is het thema bereikbaarheid tussen collega’s en klanten juist steeds belangrijker geworden. Ik stel voor dat er een onderscheid gemaakt wordt tussen beschikbaar zijn en bereikbaar blijven.

Het verschil tussen beschikbaar zijn en bereikbaar blijven

Stel, je leidinggevende komt aan je bureau en vraagt of je al toegekomen bent aan het verslag van je laatste klantbezoek. Natuurlijk was je al iets belangrijks aan het doen, toch? Uiteraard zit je niet achter je bureau te vervelen en te wachten tot je leidinggevende met een opdracht komt. Je hoeft daarom niet per sé direct te reageren, op te springen en aan de slag te gaan. Liever niet juist.

Direct aan de slag gaan wekt argwaan. Voor het weet denkt je leidinggevende dat je niets aan het doen was. Het is in ieders belang dat je dit vermijdt.

Anders uitgelegd: als iemand met een opdracht of verzoek aan je bureau verschijnt, ben je waarschijnlijk wat tijd betreft niet direct beschikbaar, maar de opdracht bereikt je wel.

In plaats van er direct mee aan de slag te gaan, plan je het maken van het verslag in. Je doet het bijvoorbeeld na het afronden van de mail waar je net mee bezig was. Of je plant het voor later in de week in, afgaande op de rest van je agenda en prioriteiten. Je leidinggevende, klant of collega moet wel het vertrouwen hebben dat je met de achtergelaten boodschap aan de slag gaat.

Vertrouwen is best wel een ‘ding’ in de meeste organisaties dus maak een realistische belofte en handel daarnaar. Doe de klus inderdaad op het geplande moment, bel of mail daadwerkelijk terug.

Niet beschikbaar zijn is heel normaal. Wen er maar aan.

Je bent hopelijk niet beschikbaar als je met bij een klant bent of op de WC zit. Zie je wel! En het komt nog veel vaker voor: als je in een vergadering of een training zit, ziek, vrij of op vakantie bent. Dan mist iedereen je natuurlijk verschrikkelijk, maar toch kunnen ze op één of andere manier verder met hun werk.

Het wordt pas vervelend als je voor de ander niet bereikbaar bent. Je collega’s kunnen geen e-mail sturen, geen voicemail achterlaten of niets in je postvak achterlaten.

Als je collega’s een verzoek bij je achterlaten, maar er geen vertrouwen in hebben dat je er daadwerkelijk iets mee gaat doen, heb je een probleem. Dan blijft het gevoel van onbereikbaarheid bestaan, ongeacht hoeveel je aanwezig bent. Als je collega’s of klanten geen vertrouwen hebben dat je doet wat je beloofd hebt, zullen ze je bovendien blijven achtervolgen. Appjes sturen. Voice mails inspreken. E-mails sturen. In je pauze vragen ‘ben je er al aan toegekomen?’. Dat kost heel veel extra tijd, aandacht en frustratie.

Als collega’s geen vertrouwen hebben dat je doet wat je hebt beloofd, dán pas gaan ze een probleem maken van de mate waarin je beschikbaar bent.

Herkenbaar?

Nu de million-dollar question: wie kan het verslag van het klantbezoek op tijd inleveren bij de leidinggevende?

De persoon die altijd maar beschikbaar is, of de persoon die altijd bereikbaar blijft? Juist: de persoon die altijd bereikbaar blijft maar niet altijd beschikbaar is, krijgt het meest gedaan.

Als je ervoor kiest om wél bereikbaar te blijven, maar niet altijd beschikbaar te zijn, blijf je productief, fris en efficiënt. Wil je ook gewoon je werk kunnen doen, op tijd naar huis en meer rust in je hoofd? Volg onderstaande acties en verheug je alvast op relaxt werken.

Eerste Top-actie met mogelijk vergaande gevolgen

Ga het gesprek aan met je team of leidinggevende en bespreek deze punten:

  1. Wat verstaan wij in dit bedrijf onder beschikbaar zijn en bereikbaar blijven (deel dit artikel met je collega’s en ga in dialoog).
  2. Welke nieuwe (gezonde!) afspraken kunnen er gemaakt worden, zodat jij en je collega’s elke werkdag één of twee keer een uur ononderbroken kunt werken.
  3. Is er onderling vertrouwen dat de opdrachten en verzoeken op de juiste manier worden afgehandeld? Wat is er voor nodig om het vertrouwen te versterken?
  4. Wat zou de eerste stap zijn naar een excellente afhandeling van de binnenkomende verzoeken (telefoontjes en e-mail) zodat de vertrouwensband tussen collega’s en klanten optimaal wordt of blijft?

Zodra er nieuwe afspraken zijn over je beschikbaarheid, kun je gaan experimenteren met ononderbroken werken. Regelmatig een blok geconcentreerd werken is super-efficiënt. Dit is een blok tijd waarin je niet onderbroken wordt door je collega’s en waarin je zelf de verleiding weerstaat om je berichten en e-mail te checken.

Tweede oefening met zo mogelijk nóg verdergaande gevolgen:

  • Ga het experiment aan! Zet vandaag 45 minuten je telefoon op stil (leg hem ergens waar je geen lampje ziet branden als er een bericht binnenkomt). Schakel ook de pop-up en het alarm van je e-mail op je computer of tablet uit. Werk aan iets waar je echt even je hersens bij nodig hebt. Heb je even niets te doen? Doe dan ook even helemaal niets.
  • Je ervaart direct effect: je kunt weer nadenken. Niet gewóón denken dus – zoals we de hele dag ‘gedachten’ hebben die we ’s avonds ook weer lastig kunnen uitzetten, maar écht nadenken. De kennis en expertise benutten waar je voor aangenomen bent. Laat je creativiteit de vrije loop. Werk aan je project of complexe taak. Wellicht komen je hersens ondertussen ‘zomaar’ met iets op de proppen waardoor dit project leuker en makkelijker wordt?
  • Als dit je bevalt, breid je dit na verloop van tijd uit en ga je twee keer per dag een uur ongestoord werken. Nee, niet na sluitingstijd, maar gewoon tijdens de werkdag.

Eenvoudig hè, gewoon lekker werken! Het zijn vaak al die ingewikkelde verwachtingen, half-afgesproken afspraken en gedoe eromheen dat het werken zo lastig maakt.

Heldere afspraken maken daarnaar handelen, gewaardeerd worden voor wat je doet en de ruimte nemen om te doen wat je hebt beloofd. Klinkt eenvoudig, maar is niet altijd makkelijk om in een groep mensen voor elkaar te krijgen. Ga de uitdaging van de eerste en tweede oefening aan en over een half jaar huppel je fluitend naar je werk.

Wil je een belangrijk thema zoals bereikbaarheid, werken aan de flexwerkplek of concentratieproblemen aankaarten binnen je team of organisatie? Onze workshop Elke dag een Topdag kan een mooie start zijn van een nieuwe manier van werken.

Wil je meer lezen over onze aanpak en werkwijze, download hier ons gratis E-book Elke dag een Topdag.

2018-07-04T20:42:49+00:00