Een paar jaar geleden coachte ik John, manager van een groot bedrijf in de financiële sector*. Hij werkte 80 tot 90 uur per week en dat begon zijn tol te eisen. Of zijn werk ook makkelijker en sneller kon, was de vraag.

Waar kon hij aan tijd winnen?

“Tijd winnen is een makkie, dat hebben we zo opgelost. Maar waarom?” vroeg ik hem. “Nou, omdat ik bijna elk wakend uur van de dag werk,” zei John geïrriteerd. Misschien had hij van mij allerlei slimme tips verwacht om zijn enorme hoeveelheid werk in minder tijd te kunnen doen. Maar ik ben een efficiencycoach en geen timemanagementtrainer. Dus nodigde ik hem uit om een ander spoor te volgen. “Wat zou zich aandienen als je jouw werk in de helft van de tijd zou kunnen doen?”

Wat volgde was een emotioneel gesprek.

In eerste instantie leek het alsof hij geen keus had. Om de boel draaiende te houden, moest hij 70 tot 90 uur per week werken. Hij was een succesvolle zakenman. Hij was verantwoordelijk voor het neerzetten van nieuwe processen die, als ze niet goed liepen, duizenden medewerkers trof. Maar daaronder zat nog een verhaal.

Hij vloog zondagavond naar Nederland en woonde in de UK met zijn vrouw en zoontje. Hij kon van vrijdagavond tot maandagochtend thuis zijn en miste ze door de week verschrikkelijk. Als succesvolle topmanager schaamde hij zich daar een beetje voor. Omdat hij door de week niet bij zijn gezin kon zijn, vulde hij de maandag tot en met vrijdag met werk. Elk wakend uur zat vol zodat hij het gemis van thuis niet voelde. Hij was als eerste op kantoor en de laatste die weer wegging. Na een snelle hap bij een eetcafé werkte hij door totdat hij uitgeput in bed kon rollen.

Hij zat middenin een puzzel die hij eigenlijk niet wilde oplossen.

Aan de ene kant voelde hij hoe de uren achter zijn laptop hem parten gingen spelen. Hij kreeg last van zijn rug, nek en hoofd. Hij voelde zich onder druk staan en voelde zich ‘zwaarder’ en benauwd worden. Aan de ander kant wilde hij helemaal niet minder werken. Hij was dol op zijn werk. Maar boven alles wilde hij geen vrije tijd omdat hij dan voelde hoe zeer hij zijn leven in de UK met zijn vrouw en zoontje miste.

Als ik me met John vanaf het begin gericht had op timemanagement, had de coaching wel resultaat gehad. Maar was het traject niet succesvol geweest.

Dan had hij namelijk nóg meer tijd gehad om zijn gezin te missen. Deze tijd was hij waarschijnlijk weer gaan opvullen met nog meer werk.

De sleutel is om toe te komen aan dat wat je nodig hebt. In Johns situatie was dat afleiding. De eerste stap was om zijn tijd te vullen met gezonde activiteiten, terwijl hij nog steeds de afleiding ervaarde die hij nodig had. Met goedkeuring van de bedrijfsarts mocht hij zich meer inspannen, dus deelden we zijn werkweek anders in. Wandelend vergaderen of meetings in restaurants (liefst buiten op het terras, met gezonde gerechten op het menu). Fietsend naar zijn werk. Tijdens de lunch lopen naar de sap-bar, eventueel aan de telefoon. Twee avonden in de week naar de sportschool.

Hij merkte dat hij zich beter kon focussen.

Hij werd sterker en meer ontspannen. De aanvankelijke behoefte om zijn tijd te vullen, zodat hij niet geconfronteerd werd met het gemis of zijn schuldgevoel, was een eerlijke behoefte. Door te respecteren waar hij behoefte aan had, creëerde hij ruimte voor zichzelf. Een paar weken na onze eerste gespreken hebben we een mega-efficiencyslag gemaakt. Waar hij eerst ruim 80 uur nodig had om aan al zijn taken en verzoeken toe te komen, kwam hij nu met 50 uur aan zijn belangrijkste taken toe. Deed hij dan méér in die 50 uur? Nee – gelukkig niet.

Kenniswerkers of breinwerkers zullen in deze overvolle tijd moeten wennen aan het idee dat ze nooit meer alles gedaan krijgen.

 Een deel van de taken die John nu in die 50 uur deed, waren nieuw. Gericht op strategisch plannen en proactief werken. Door te kiezen waar hij zijn aandacht op wilde richten, anders te delegeren, anders met vergaderingen en zijn team om te gaan en een groot deel van de dag ononderbroken door te werken, verdubbelde hij bijna zijn slagkracht. Niet om tijd te winnen, maar omdat hij zijn tijd niet meer gedachteloos aan het vullen was.

Meer doen in minder tijd levert meestal meer drukte op.

In plaats van prioriteiten gaan stellen in een oneindige lijst to-do’s, kunt je je aandacht richten en kiezen waar je je tijd aan spendeert. Dát zijn je prioriteiten.

John kon in die eerste weken beter slapen en naarmate hij fysiek sterker werd verdwenen zijn lichamelijke klachten. Na drie maanden vloog hij voortaan donderdagavond al naar huis. Een half jaar later was hij alleen nog van dinsdag tot en met donderdag op kantoor. Hij kreeg de smaak te pakken en creëerde een nieuwe functie binnen het bedrijf waardoor hij een meer adviserende rol kreeg. Zo kon hij weer in de UK werken en thuis wonen.

John kon op het juiste moment de rollen opdraaien. In plaats van zich te voegen naar de wensen van iedereen om hem heen, vroeg hij zich af wat zijn grote plan was. Waar wilde hij zijn (levens-) tijd en energie aan spenderen? Hoe paste zijn werk in dat plaatje? En dit heeft hij geleidelijk en met respect voor zijn gezondheid én zijn werkgever kunnen realiseren.

Ik weet dat de meeste mensen niet heen en weer hoeven te vliegen naar hun werk. Maar waar ‘vlieg’ jij steeds maar heen, zonder aan jezelf te denken?

Prop je de tijd die jij hebt ook te vol? Mis je bezinning en een strategisch plan? Is het tijd dat je de rollen weer omdraait, zodat je alles weer in het juiste perspectief zet?

Maak een pas op de plaats: waar wil jij het allerliefst je tijd en aandacht aan geven? Zodra je dat helder hebt ga je dat doen. Simpel toch. Ja én onuitvoerbaar zul je zeggen. Want je hebt een hypotheek en een gezin en een baan en dat kun je niet zomaar naast je neerleggen en snoeptomaatjes gaan telen in Spanje. Alhoewel ik mensen ken die precies dat zijn gaan doen, is het niet noodzakelijk om focus, flow en vrije tijd terug te krijgen in je leven.

Hoe krijg je focus, flow en vrijheid terug?

Grote kans dat je ooit bent gaan werken waar je nu werkt, omdat dat te maken heeft met één van je levensdoelen of idealen. Help je graag mensen? Vind je het interessant om lastige problemen op te lossen? Zet je je graag in op het gebied van ontwikkeling of onderwijs? Zie je wel. Ga doen waar je voor bent aangenomen. Daar begin je mee zodra je binnenkomt op kantoor, dus vóórdat je je e-mail opent. Je mail is een lijst met taken of verzoeken van wat andere mensen van je nodig hebben. Nooit mee beginnen.

Maak van je dagstart een Powerstart.

Hoe je dan wel gewoonte maakt van een krachtige dagstart leer je in een Office Rescue coachingstraject, workshop of InCompany-training.

Daarin leer je ook hoe je jouw aandacht zorgvuldig verdeelt over dat wat jij belangrijk vindt. Vertrouw me, geen enkele leidinggevende gaat erover klagen dat je aan het einde van het jaar niet voldoende hebt vergaderd of niet voldoende mails hebt verstuurd.

Maak korte metten met versnipperd, gehaast, te druk en ad hoc werken.

Steuntje in de rug nodig? Uiteraard staan onze efficiencycoaches en trainers altijd klaar om je te ondersteunen, maar… wist je dat we onze informatie delen in ons gratis e-book:  Elke dag een Topdag? Je kunt veel meer dan je denkt! En nu aan het werk 🙂

*Gebaseerd op een werkelijke situatie, naam en omstandigheden zijn gefingeerd. Voor naamsgebonden testemonials klik hier.