management stuur op efficiency this way that wayJe teamleden zijn écht goede mensen. Ze doen hun best, maar… er wordt onvoldoende kwaliteit geleverd. Fouten gemaakt, procedures niet gevolgd. De deadlines die je stelt worden overschreden.

Je ziet dat ze hard aan het werk zijn, maar waarom komt er dan niet voldoende uit hun handen? Je team zou veel zelfstandiger kunnen werken, maar in de huidige situatie moet je er echt bovenop zitten. Staan de neuzen niet de goede kant op? Werken ze te versnipperd? Of ligt het gewoon aan de stress?

Als manager zal het je niet ontgaan zijn: Nederland heeft stress.

Ziekteverzuim door stressklachten is sinds 2012 sterk toegenomen en kost het bedrijfsleven de eerste helft van dit jaar al 800 miljoen euro. Dat becijfert ArboNed, een dienstverlenende organisatie voor verzuimbegeleiding en -preventie.

Steeds meer mensen hebben hulp nodig bij het leren omgaan met stress op het werk. In de eerste zes maanden van 2014 is het aantal ziektedagen door stress acht keer zo hoog als in 2009.

Ook het management heeft stress. Een grote stressbron is de output van de medewerkers aan wie ze leiding geven. Of liever gezegd: de output die ze niet leveren. Als teamleider, coördinator of leidinggevende zit je er tussenin. Je teamleden leveren niet voldoende en zo kom jij weer in de knel met de cijfers of productie die jij te leveren hebt.

Met een beetje stress is niets mis.

Maar dat mag niet de reden zijn om de stress aan te pakken die op de werkvloer zorgt voor spanning, fouten en gemopper. Je medewerker klaagt over spanning. Het overzicht is kwijt. Het wordt hem allemaal te veel. Het gaat om de negatieve stress uiteraard en niet over de leuke spanning die we ervaren bij een leuke verrassing of uitdaging. Juist die nare stress kost energie, output en op lange termijn ook een deel van je team.

Als de stress, drukte en hectiek toeneemt, holt de output achteruit.

Eigenlijk begrijp je best waarom een aantal mensen uit je team veel werkstress ervaren. De werkzaamheden zijn veranderd en de (interne-) klant is veeleisender geworden. Sowieso moet er nu met minder mensen meer geleverd worden en bovendien spelen er bij een aantal persoonlijke problemen.

Maar naast het feit dat je de situatie begrijpt, zal er toch gewerkt moeten worden. Aan het einde van de dag moet er geleverd worden, anders kan je afdeling wel inpakken. Juist die druk zorgt voor spanning bij hen en bij jou.

Je merkt dat je een steeds groter deel van je tijd bezig bent met:

  • oplossen van kleine problemen, die ze zelf zouden moeten oplossen;
  • sussen van de gemoederen en kleine (of grote) conflicten onderling;
  • aangeven dat ze minder moeten vergaderen maar meer met elkaar moeten afstemmen;
  • je medewerkers te herinneren aan deadlines;
  • uit te leggen dat de interne klant ook een échte klant is;
  • de kar te trekken bij… alles.

Je begeleidt, inspireert en geeft het goede voorbeeld. Je bent altijd bereikbaar en houdt de voortgang van de projecten nauwlettend in de gaten. Je hebt oog voor de professionele ontwikkeling van je medewerkers. Je wilt ze helpen om de stress weer de baas te kunnen.

Je bent bekend met een aantal technieken uit de timemanagement en die stel je aan je medewerkers voor. De meest voorkomende en goedbedoelde tips zijn:

  • Houd eens bij waar je tijd naar toe gaat.
  • Schrijf eens op wat je allemaal te doen hebt.
  • Zet je mail eens uit.
  • Ga op een rustig plekje zitten.
  • Doe het maar even iets rustiger aan.
  • Doe wat je kunt, mijn deur staat altijd open.

Helaas. Deze tips helpen zelden tot nooit.  

Deze tips helpen een enkele keer als er sprake is van milde of kortdurende stress. Maar iemand die een lange periode stress ervaart of stressgerelateerde klachten heeft is het stadium van tips voorbij. Deze persoon ervaart minder werklust, heeft spanning in zijn lijf, is ongepast geïrriteerd, voelt zich opgejaagd of onvoldaan en levert minder kwaliteit of output.

Steeds maar weer opnieuw tips krijgen en deze vervolgens uit te proberen kan de situatie dan zelfs verergeren. De medewerker krijgt het gevoel dat niets helpt of dat hij helemaal vastloopt.

Stressvermindering is niet alleen gezond, maar zou een directe stijging van output betekenen. Leidinggevenden willen wel sturen op gezond en efficiënt werken, maar hoe?

Om snel en blijvend stress te verminderen in je team heb je helderheid over de situatie nodig, een plan en actie. Dit wordt mogelijk als je het juiste kader biedt – bijvoorbeeld door middel van een simpel stappenplan.

In de Efficiencytraining voor management, leidinggevenden en (interne) coaches: Coachen op Efficiency leer je een effectief 7 Stappenplan toe te passen. In 7 Stappen leer je succesvol te werken zonder stress. Je leert hoe je stress op de werkvloer vroegtijdig herkent en een route te nemen dwars door de hectiek heen.

Management, leidinggevenden en coaches leren in de training onder andere:

  • signalen van stress op de werkvloer op tijd te herkennen;
  • de werkstijl van je werknemers te bepalen;
  • handvatten specifiek per werkstijl aan te bieden;
  • het verschil tussen resultaatgericht en doelgericht werken;
  • het drama in de communicatie (te druk, moe) aan te kaarten en om te draaien;
  • efficiency-handvatten zelf toe te passen én aan te bieden:
    • de elementen van een optimale, flexibele planning;
    • een systeem te hanteren voor het verwerken en dóen van alle to-do’s;
    • omgaan met ad-hoc onderbrekingen.

Deze handvatten zijn simpel en direct toepasbaar. Zodra de stress afneemt, is er weer iets anders mogelijk op de werkvloer: plezier en output.

Het uiteindelijke doel is een team dat gewoon lekker werkt. Wij noemen dat: succesvol werken zonder stress. Leidinggevenden die deze training hebben gevolgd geven aan:

  • Ik zie nu waar het mis dreigt te gaan en weet waar ik specifiek naar moet vragen in mijn team.
  • Met de medewerkers die niet zo goed presteerden, heb ik een stappenplan gemaakt. Ze weten nu waar ze aan moeten werken, krijgen meer gedaan en hebben meer plezier in hun werk.
  • Ik kwam er door de training achter dat ik zelf door de drukte de grote lijn uit het oog verloor. Ik bracht ongemerkt onrust op de werkvloer. Dat is verleden tijd.
  • Nu ik minder tijd kwijt ben met ‘noodvergaderingen’, besteed ik tijd aan de medewerkers die goed presteren, onze stille krachten. Dat heeft de sfeer op kantoor totaal ten goede veranderd.
  • Ik heb geleerd afstand te nemen. Ik voel me professioneel betrokken, maar kan nu doelgericht mijn team leiden. Dit heeft voor veel rust en duidelijkheid gezorgd.
  • Voor het eerst heb ik inzicht in de agenda’s van mijn medewerkers. Ik had al toegang, maar niemand gebruikte zijn agenda écht. Ik zie nu makkelijker wie ruimte heeft, of waar ik extra ondersteuning kan inzetten.

Leidinggevenden: geen tips meer geven!

sturen op efficiencyLeer te sturen op efficiency. Niet meer in het wilde oplossingen aandragen waardoor er uiteindelijk meer frustratie ontstaat. Leer een goed gerichte, moeiteloze midden-in-de roos strategie aan te bieden.

Zo’n strategie of handvat kun je aanbieden in jouw eigen vorm die past bij jouw leiderschapsstijl. In de vorm van een idee, verzoek of opdracht. De vorm pas je aan op de medewerker, zodat deze ruimte, aandacht en houvast ervaart en weer ontspannen kan functioneren. Van het resultaat geniet je allebei: minder stress, meer plezier en meer output.

Praktisch – Management training ‘Coachen op Efficiency’

De Training ‘Coachen op efficiency’ is ontwikkeld voor Managers, leidinggevenden, HRM adviseurs en (interne)coaches die te maken hebben met werknemers die moeite hebben om hun eigen werk goed te managen. De werknemers voelen zich overspoeld door de hoeveelheid werk en informatie en hebben het gevoel te veel te moeten doen in te weinig tijd.

Incompany: Meer praktische informatie over deze management training bij u op de werkvloer.